Gracias a la expansión del software colaborativo el control de versiones ha experimentado un desarrollo en la última década. Con multitud de personas trabajando en el mismo documento, llevar un registro de todas las modificaciones es un aspecto crucial. No obstante, según un estudio de Perforce (Document Collaboration Report), el 88% de los empleados que trabajan en ambientes colaborativos con gestores documentales continúan experimentando problemas con el control de versiones. Con el objetivo de conseguir ambientes de trabajo más productivos, las empresas buscan soluciones a estos problemas.

Herramientas de control de versiones

 

Seguimiento de cambios

El seguimiento de cambios es el concepto entorno al que gira la idea del control de versiones. Dependiendo del sistema que se utilice y de lo avanzado de sus características, esta funcionalidad determinará aspectos diferentes. Desde si se ha establecido algún cambio hasta qué letras han sido modificadas.

En los sistemas de gestión documental en los que la colaboración en documentos es un aspecto recurrente, el seguimiento de cambios es una característica fundamental. Por ejemplo, en un documento en el que trabajan diferentes empleados, cada uno aporta parte de sus conocimientos al mismo. Con el seguimiento de cambios no se corre el riesgo de pérdida o modificación de la información, ya que siempre se permite volver a la versión anterior de cualquier archivo.

Historial de versiones

El historial de versiones recoge en una misma localización todas las versiones que se han creado de un mismo documento. Es una característica muy diferente dependiendo del tipo de gestor documental con el que se trabaje. Por ejemplo, en los sistemas más avanzados el control de versiones establece la posibilidad de generar un historial ilimitado de versiones al que se podrá volver siempre que se crea necesario. En otros casos, el programa de gestión documental establecerá una fecha, un número de copias o un límite de almacenamiento que, una vez alcanzado, comenzará a borrar las versiones más antiguas.

Notificaciones de cambios

Del mismo modo que el seguimiento de cambios es importante, los empleados que trabajen en un documento deben estar informados de cuándo se realiza un cambio. Un sistema de gestión documental debe ser capaz de alertar a los usuarios autorizados de que otro compañero ha efectuado un cambio. De este modo, el empleado podrá visualizarlo o ser consciente de que un apartado ya se ha completado para poder continuar con la elaboración del documento.

Comparación de documentos

Todos los gestores documentales que contengan funcionalidades relacionadas con el control de versiones trabajan con el seguimiento de cambios. Sin embargo, no todos permiten la comparación de documentos. Se trata de una forma fácil y rápida de poder visualizar dos o más versiones de un mismo archivo para comparar las diferencias entre los mismos. En documentos largos con gran cantidad de información la comparación manual puede ser un inconveniente en el proceso productivo de una organización.

Control de versiones en la gestión de contenido

Trabajar con gran cantidad de documentos supone un reto para muchas organizaciones en cuanto a la administración y organización de los ficheros generados. En los casos en los que una compañía disponga de un sistema de gestión documental, el control de documentos debe ser utilizado de forma correcta para sacarle partido a esta característica.

Anteriormente, sin este tipo de herramientas existían dos opciones, o bien los cambios eran permanentes o las empresas guardaban un archivo por cada variación que se efectuase sobre el original. Sin embargo, con la evolución tecnológica cada vez son más los programas de gestión documental que señalan como imprescindible el control de versiones.